4 dicas de organização para seu escritório de advocacia

Existe um ditado bastante conhecido que diz “cluttered life, cluttered mind”, ou, em tradução livre, “vida bagunçada, mente bagunçada”. Podíamos esticar um pouco mais a expressão e incluir: mente bagunçada, ambiente bagunçado. O seu espaço profissional pode dar boas dicas sobre a sua personalidade e como você trabalha. O que seu escritório conta sobre você e a sua equipe? Se quanto mais coisas você faz, mais “concorrida” fica a sua mesa e mais “volumoso” parece o seu dia, é hora de parar alguns minutinhos para refletir sobre como a sua forma de se organizar tem interferido na sua rotina e na rotina das pessoas que dividem o local com você.

Você sabia que um ambiente de trabalho organizado pode proporcionar um ganho de tempo em mais de 40%? Pois é! Já um ambiente desorganizado pode ser um dos grandes responsáveis por baixar sua motivação, reduzir sua produtividade e até interferir na qualidade do seu trabalho. O espaço à nossa volta influencia bastante em como o nosso cérebro percebe e conduz as atividades. Por isso, é interessante pensar no seu escritório como um espaço propício para que você realmente trabalhe e faça o que é importante!

Afinal, você acumula muitas funções e a sua mesa não deve ser um lembrete de que não é possível fazer tudo ao mesmo tempo. Em vez disso, ela pode contar uma história muito melhor: a de que tudo tem a sua hora e todas as atividades serão feitas seguindo uma ordem de prioridade. Assim, a sua mente fica livre para agir e o seu tempo é valorizado. Então, que tal mudar o mapa mental e começar, a partir de já, a criar uma cultura de organização e produtividade no seu escritório de advocacia? Separamos algumas dicas que vão ajudar você nesse processo!

Deixe por perto apenas o que é necessário

Será que você precisa mesmo de tudo o que está no seu escritório? Sem que você perceba, as coisas podem tomar o espaço da sua produtividade. Portanto, deixe por perto apenas o que é útil e necessário. Descarte os objetos que você não usa mais, arquive o que já foi resolvido e guarde, de maneira adequada, os outros itens. Separe o que deve ficar junto à sua mesa e o que precisa ser guardado em pastas, arquivos ou armários. Itens pessoais, como plantas, fotografias e elementos decorativos devem ser selecionados de acordo com um propósito. Esses objetos motivam você de alguma forma? Então, mantenha-os! Se você trabalha com mais pessoas, lembre-se que a organização deve fazer sentido para todos. Por isso, crie padrões e converse com seus colegas para que todos sigam o modelo estabelecido.

Decidir o que fica e o que sai pode ser um processo demorado, principalmente quando chega o momento de separar os documentos. Uma dica especial para lidar com o excesso de papéis: se ficar em dúvida sobre manter ou não um documento, muito provavelmente é porque ele não é importante. Portanto, pode descartá-lo sem pena. Ou, se achar mais seguro, ainda há a opção de digitalizá-lo e guardá-lo em uma pasta organizada no computador. Outra dica interessante para evitar o acúmulo de papéis é ter uma lixeira próxima à sua mesa de trabalho. O segredo da organização é tornar óbvia a escolha de manter a arrumação.

Organize com critérios

Para conseguir manter a ordem no escritório, é preciso criar critérios claros de organização, que combinem com a sua rotina. O que você mais usa deve ser mais acessível. Na mesa, deixe apenas os itens de uso diário, como caneta, calendário e agenda. O material básico de papelaria, como lápis, borracha, bloco de papel e grampeador, deve ficar na primeira gaveta. Já documentos importantes, de uso rotineiro, na segunda. Livros que você usa diariamente podem ficar em uma prateleira próxima à sua mesa de trabalho. Já os que você usa menos, podem ocupar o lugar reservado para sua biblioteca.

As etiquetas são as suas melhores amigas na organização. Use marcadores coloridos e legendas para indicar os locais, classificar os tipos de documentos, facilitar o encontro dos objetos e evitar que as coisas sejam guardadas no lugar errado. Depois de usar algo, devolva para o lugar. E sempre que um documento chegar à sua mesa, arquive-o imediatamente. Arquivar os documentos no lugar certo logo no início da tarefa faz com que você não esqueça onde deixou e mantenha seu espaço de trabalho vazio de distrações. Essa dica também se aplica aos arquivos digitais. O ideal é que, assim que você receber um documento por email, arquive-o na pasta designada ou salve direto no seu software para advogados. Dessa forma, manter o seu espaço organizado ficará infinitamente mais fácil. E sempre que algum colega precisar de um documento ou objeto quando você não estiver por perto, saberá onde encontrar.

Crie hábitos e estabeleça fluxos de trabalho

Ter um escritório organizado implica em mudança de hábitos e comportamentos. Pessoas organizadas costumam ser mais produtivas, criativas e ágeis. Se esse é o seu objetivo, comece a adotar pequenas mudanças a partir de agora. O planejamento é primo-irmão da organização. Portanto, planeje o seu dia com antecedência. Procure fazer seu planejamento semanal na sexta-feira, para aproveitar o fim de semana com a cabeça tranquila e recomeçar a rotina de trabalho com tudo sob controle. Crie rituais para marcar o início e o fim do trabalho. Assim, você educa a sua mente e cria um ciclo de organização sustentável. Antes de encerrar o expediente, faça um checklist das atividades programadas para o dia seguinte e arrume a mesa. Assim, quando retornar ao trabalho, você encontrará o ambiente ideal para a produtividade.

Um truque útil para ajudar você a gerenciar o tempo é distinguir os eventos das tarefas do dia a dia. Um evento tem data, horário e local para acontecer – reuniões com cliente e audiências são alguns exemplos. Já as tarefas cotidianas, como responder emails, redigir peças e escrever para o seu blog, podem ser feitas do seu escritório em dias e horários definidos por você. Ao fazer seu planejamento e organizar sua agenda semanal, leve essas diferenças em consideração, para conseguir cumprir todas as atividades em tempo hábil.

Reduza a quantidade de papel

Quando se trata de organização, quanto menos papel, melhor. Além de ser mais prático e eficiente, manter a maior quantidade possível de documentos no computador pode simplificar a sua advocacia. Afinal, é possível guardar todas as informações e arquivos sobre um caso ou processo em um mesmo lugar. E, sempre que você precisar de algum documento, uma pesquisa simples é capaz de rastreá-lo em segundos.

Se você trabalha com um volume grande de informação, sente dificuldade em encontrar uma maneira eficiente de organizar documentos no computador ou tem medo de perder esses arquivos e nunca mais encontrá-los, contar com um software para advogados pode resolver esses problemas e ainda melhorar sua produtividade. Cada vez mais modernos, os melhores softwares jurídicos permitem que você salve documentos e arquivos direto no sistema e relacione-os aos casos, processos e contatos. Além disso, é possível automatizar sua rotina, acompanhar suas atividades, delegar tarefas e ganhar umas horinhas a mais no seu dia para advogar com qualidade! Para isso, é fundamental que você encontre o software que melhor combine com a sua forma de trabalhar e se organizar.

Agora é a sua vez! Como você organiza seu escritório? Tem alguma dica de organização e produtividade? Gostaria de fazer uma pergunta ou comentário? Escreva para a gente aqui embaixo e participe do assunto! Se você procura uma forma simples e intuitiva de ter uma rotina mais organizada e produtiva, experimente o Astrea grátis por 15 dias!

Fonte: http://www.astrea.net.br/blog/4-dicas-de-organizacao-para-seu-escritorio-de-advocacia/

#nucleoinformaticabelem #suportetecnicoeminformatica #sistemajuridico #escritorioadvocacia #departamentojuridico