Modernize sua advocacia com as 4 melhores ferramentas online para advogados
- Eduardo Silva
- 13 de set. de 2016
- 6 min de leitura
Até pouco tempo atrás, as principais demandas jurídicas exigiam deslocamento para serem atendidas. Processos acabavam perdidos no meio do caminho e muito tempo era desperdiçado. Hoje em dia, graças à modernização da advocacia, é possível fazer a maior parte do trabalho a distância, com muito mais qualidade e agilidade. Para isso, basta um equipamento conectado à internet e os aplicativos certos.
Com a popularização dos softwares jurídicos entre os advogados autônomos e os escritórios de advocacia, acompanhar processos pela internet e automatizar atividades burocráticas ficou infinitamente mais fácil. No entanto, além de manter sua rotina de trabalho organizada, é preciso garantir que a comunicação seja eficiente. Afinal, a informação é a sua principal matéria prima, não é mesmo?
A boa notícia é que a tecnologia também pode ajudar a deixar a sua comunicação mais eficiente e o seu dia a dia ainda mais produtivo. Sabendo disso, é interessante fazer uma autoavaliação para descobrir quais problemas precisam ser solucionados. Como está a comunicação no seu escritório? Você consegue acessar clientes, sócios e colegas com facilidade e rapidez? Que alternativa você usa para mediar esse processo?
Para te ajudar a encontrar as melhores soluções para a sua comunicação, indicamos alguns aplicativos. A maioria deles nós usamos, aprovamos e recomendamos. Continue lendo para descobrir quais são essas ferramentas e como elas podem te ajudar.
Chega de lotar a caixa de entrada dos seus sócios, colaboradores e colegas com pedidos de informações, solicitações de documentos, delegação de tarefas e perguntas específicas sobre casos ou processos. O Slack é um serviço de comunicação completo para pequenas e grandes equipes. Com ele, é possível conversar por canais (grupos temático) ou enviar mensagens privadas.
Para quem o Slack é indicado?
Para qualquer advogado autônomo ou escritório de advocacia que possua uma rotina de comunicação regular com determinados grupos de trabalho. Ideal para quem precisa manter contatos profissionais a distância e também para ajudar na interação cotidiana entre equipes.
Principais vantagens
Além de reunir todas as pessoas do seu escritório em um canal geral, você pode criar outros canais para diferentes grupos temáticos. Se você está trabalhando em uma ação coletiva, por exemplo, é possível reunir todas as pessoas envolvidas em um mesmo ambiente virtual. A mesma lógica funciona para os diferentes setores do seu escritório. Cada área de atuação pode ter o seu próprio canal. No Slack, os canais se assemelham aos grupos do WhatsApp, só que com muito mais recursos e funcionalidades. Os documentos e mensagens compartilhados em um canal ficam visíveis e disponíveis apenas para as pessoas que fazem parte dele.
O Slack simplifica e centraliza toda a comunicação interna. É possível enviar arquivos e documentos, fazer chamadas de áudio individuais (recurso em fase de testes) e manter a comunicação sempre alinhada. O serviço ainda disponibiliza um histórico de atividades, para você não perder nenhuma informação importante. As principais diferenças entre as contas pagas e a gratuita são a capacidade de armazenamento, o número de integrações disponíveis e a quantidade de pessoas permitidas por ligação. O plano gratuito permite acesso das dez mil mensagens mais recentes e a integração de até dez serviços.
Por que indicamos essa ferramenta online de comunicação para advogados e escritórios de advocacia?
No texto da semana passada, abordamos sobre a importância da mobilidade para a advocacia. O Slack é um ótimo exemplo de como isso pode funcionar. Se você está conversando com alguém sobre uma assunto urgente ou importante e precisa sair para resolver uma questão no fórum, por exemplo, pode facilmente continuar a discussão no aplicativo mobile.
O serviço de notificação torna o uso do aplicativo muito mais prático e eficiente. Mesmo que você não esteja online, quando alguém chama pelo seu usuário, você recebe uma notificação pelo aplicativo do celular. E se você não atender ao chamado prontamente, em poucos minutos, o serviço envia um email avisando sobre a interação. Esse recurso é ótimo porque evita que você perca um chamado importante e previne a necessidade de abrir o aplicativo de minuto em minuto para saber se há alguma atualização.
Além de todas as vantagens citadas acima, o Slack possui integração com vários aplicativos, como Google Drive, Hangouts e Dropbox. E se você imagina que usar tudo isso requer um conhecimento profundo de tecnologia, está muito enganado. O Slack é bastante intuitivo e facílimo de usar.
O Skype é o aplicativo de web conferência mais conhecido no meio corporativo. Muitos advogados autônomos e escritórios de advocacia usam o serviço para contatar seus clientes. Além de oferecer maior facilidade de respostas imediatas do que o email e mais praticidade do que o telefone, o serviço pode ser acessado nas versões web e mobile. Assim, você se torna acessível de qualquer lugar e a qualquer hora.
O Hangouts, serviço de web conferência da Google, também é uma excelente opção. Além de conversas privadas, o aplicativo, com versões web e mobile, permite reuniões a distância com uma ou mais pessoas e até a transmissão de bate-papos ao vivo no Youtube.
Para quem os aplicativos são indicados?
Para advogados autônomos e escritórios de advocacia que desejam ampliar a forma de atendimento ao cliente. Para quem precisa manter contato profissional a distância. Para advogados que trabalham em regime de home office e para todos os profissionais que querem mais agilidade na hora de se comunicar.
Principais vantagens
Era uma vez o tempo em que se fazia necessário percorrer longos quilômetros para participar de reuniões. Hoje em dia, é possível não só fazer web conferências convencionais, como também ministrar cursos e participar de workshops a distância. Tanto o Skype quanto o Hangouts contam com o recurso de compartilhamento de tela. Assim, você pode fazer apresentações de slides, mostrar gráficos e documentos, ainda que os outros participantes da reunião estejam a um oceano de distância.
Skype x Hangouts
Mas qual a diferença entre os dois? Qual das ferramentas é a melhor? Você pode escolher a que mais atende às suas necessidades de forma pontual ou usar as duas em diferentes ocasiões! O Skype é muito utilizado no atendimento ao cliente. Já algumas áreas específicas da empresa recorrem ao Hangouts para as reuniões internas a distância.
Quer saber um pouco mais sobre as ferramentas antes de decidir? Confira:
- Hangouts: Para usar o Hangouts, é preciso estar logado em uma conta da Google. Esse é o principal ponto negativo quando comparamos os dois serviços. Mas existem vários pontos positivos. O primeiro é que o Hangouts é gratuito e pode reunir até 15 pessoas em um chat por vídeo. Além disso, possui integração com o Google Drive, recurso muito útil durante a exibição e compartilhamento de documentos aos participantes da reunião. É possível, ainda, fazer transmissões ao vivo pelo Hangout On Air no canal do YouTube. Também dá para salvar a conferência e publicá-la automaticamente.
Skype: Apesar de ser um produto da Microsoft desde 2011, para usar o Skype não é necessário criar uma conta no Outlook. Tudo o que você precisa é sincronizar o seu email com a plataforma da Microsoft. O serviço também aceita logins pelo Facebook. Na versão gratuita, uma chamada de voz pode reunir até 25 pessoas. Já no plano Skype for Business, que custa a partir de R$ 8,80 por usuário ao mês, as reuniões online por chat, chamadas de voz e vídeos podem ser feitas com até 250 pessoas simultaneamente. As principais vantagens do Skype, se comparado ao Hangouts, é a popularidade do serviço e a versatilidade dos meios de conexão.
O MailChimp é uma ferramenta online de comunicação para advogados que querem manter o relacionamento com seus clientes sempre aquecido! A ferramenta simplifica o envio e o gerenciamento de emails externos.
Para quem o Mailchimp é indicado?
Para advogados autônomos e escritórios de advocacia que querem estabelecer uma comunicação periódica com seus clientes e parceiros. É uma ótima ferramenta para usar em estratégias de marketing jurídico, com o envio de newsletter e compartilhamento de materiais ricos, por exemplo.
Principais vantagens
Se você tem ou quer ter uma política de envio de emails para seus contatos, essa ferramenta pode te ajudar a criar estratégias de envio, para você ir muito além da comunicação periódica e alcançar resultados positivos de fidelização de clientes. O Mailchimp auxilia na criação de campanhas, permite saber quantas pessoas da sua lista receberam seus emails, quem abriu e leu, quem encaminhou para outras pessoas e muito mais.
Com a ferramenta, você pode personalizar seus emails, criar testes para saber que assuntos são mais bem recebidos pelo seu público e ainda programar as melhores datas e horários para o envio dos conteúdos.
Por que indicamos essa ferramenta de email marketing para advogados e escritórios de advocacia?
O Mailchimp é um serviço de gerenciamento de email marketing e newsletter bastante completo. A conta gratuita permite o envio de até 12 mil emails por mês para até 2 mil assinantes. Além disso, ele permite integração do formulário de inscrição no seu website, para que as pessoas possam entrar na sua lista e receber os emails periódicos.
Com a ferramenta, você pode personalizar seus emails, criar testes para saber que assuntos são mais bem recebidos pelo seu público e ainda programar as melhores datas e horários para o envio dos conteúdos.
Fonte: http://www.astrea.net.br/blog/4-melhores-ferramentas-online-para-advogados/
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